Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej zostało utworzone w 2004 roku i zlokalizowane w Milanówku. Był to rok mojego powrotu do Milanówka. Działo się wówczas w moim życiu bardzo wiele, więc tylko ten fakt zarejestrowałam ciesząc się, że w Milanówku pojawią się nowe miejsca pracy. Bliżej zainteresowałam się Archiwum kiedy do moich rąk trafiły dwie publikacje przygotowane i wydane przez Archiwum „Milanówek w dokumencie i fotografii” oraz „Cmentarz w Milanówku”. Postanowiłam wówczas bliżej przyjrzeć się tej niezwykłej instytucji i niezwykłym ludziom, którzy tam pracują.
Na moją prośbę o spotkanie zareagowano bardzo życzliwie, informując dość szczegółowo o tym, czym i w jaki sposób zajmuje się Archiwum. Od tej rozmowy minęły 2 lata, a ja ciągle miałam pilniejsze sprawy i pewnie jeszcze długo artykuł by się nie pojawił, gdyby nie treść rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (MKiDN) z 15 maja 2013 roku likwidującego „nasze” Archiwum, które przez przypadek wpadło w moje ręce. Próbowałam dowiedzieć się czegoś więcej, ale niestety pracownicy nabrali „wody w usta”. 24 czerwca zwróciłam się do MKiDN z prośbą o więcej szczegółów na ten temat. Jak już Państwo wiedzą z artykułu „Likwidacja Milanowskiego Archiwum” odpowiedź otrzymałam dopiero w dniu 12 września.
W odpowiedzi podano szereg argumentów. Można mieć tylko nadzieję, że zmiany organizacyjne zostaną przeprowadzone w sposób nie zagrażający zarówno pracownikom jak i działalności Archiwum, o której piszę poniżej.
Odrobina historii
Czym jest Archiwum i co oznacza ten termin? Sięgając do bardzo odległej historii prawdopodobnie słowo to po raz pierwszy pojawiło się w XIII wieku na oznaczenie zbioru dokumentów. Na przełomie XV-XVI wieku oznaczało miejsce przechowywania dokumentów, ksiąg, akt. W wieku XVIII powstała jednak konieczność utworzenia instytucji zajmujących się zabezpieczaniem, przechowywaniem i opracowywaniem akt. Zatem „Archiwum” oznaczać może zbiór archiwaliów, które zostały zgromadzone przez jakąś instytucję, ród, rodzinę, osobę, miejsce składowania archiwaliów jak również i instytucje zajmującą się archiwaliami. Po 1983 r. wraz z wejściem w życie ustawy archiwalnej wprowadzającej jednocześnie oficjalną terminologię archiwalną Archiwum jest to: instytucja powołana do gromadzenia, przechowywania, opracowywana, udostępniania materiałów archiwalnych. Jest to instytucja administracji rządowej, podległa Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.
Współczesna sieć Archiwów Państwowych wyróżnia cztery archiwa centralne, trzy
z siedzibą w Warszawie: Archiwum Główne Akt Dawnych (AGAD), które przechowuje archiwalia wytworzone do 1918 r., akta władz centralnych i częściowo prowincjonalnych oraz archiwa rodzin o znaczeniu ogólnopolskim; Archiwum Akt Nowych (AAN) przechowujące akta wytworzone po 1918 r., akta władz centralnych, instytucji i stowarzyszeń o charakterze ogólnopolskim, spuścizn; Narodowe Archiwum Cyfrowe specjalizujące się w przechowywaniu dokumentacji foto i fonograficznej, a także filmowej. Ostatnim i zarazem najmłodszym jest Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej utworzone na mocy rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 lipca 2004 r., zlokalizowane w Milanówku. Poza archiwami centralnymi w sieci archiwalnej znajduje się jeszcze 31 archiwów państwowych, w których gromadzi się archiwalia wytworzone przez lokalne władze i urzędy państwowe.
Archiwum w Milanówku inne niż wszystkie
Mówi się, że Milanowskie Archiwum jest specyficzne, inne, nietypowe. Rzeczywiście, jako jedyni zostali powołani do gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji pracowniczej. W przeciwieństwie do innych archiwów, tylko to Archiwum przejmuje dokumentację firm w przypadku stwierdzenia przez sąd niemożności zapewnienia środków finansowych na dalsze jej przechowywanie. W zasobie przechowuje dokumentacje dużych zakładów pracy, których teczki pracownicze można liczyć w tysiącach. I tak dla przykładu, aby Państwu przybliżyć wielkość przechowywanej w Archiwum dokumentacji: Zakład Przemysłu Ciągnikowego URSUS, który jak wiemy swoją działalność rozpoczął jeszcze przed wojną, posiadał 110 tysięcy teczek osobowych! Dokumentacja Fabryki Wyrobów Metalowych (Gerlach), Cegielni Bydgoskich i Olsztyńskich (24 tyś. teczek), Huty Jedność (40 tyś. teczek), WSK Mielec (55 tyś teczek), Polfy Warszawa (15 tyś teczek). Z uwagi na wytworzenie ich przez kluczowe kiedyś zakłady oraz na pochodzenie z przełomowych historycznie momentów, dokumenty te posiadają ogromną wartość badawczą dla historyków, socjologów, demografów.
Poza dokumentacją upadłych firm, Archiwum posiada także wieczyście chronione materiały archiwalne. W magazynach przechowuje bardzo duży, bo liczący ok. 22 kilometrowy zbiór (ok. 42 milionów pojedynczych kart!) Metryczek Dowodów Osobistych. Niewielką część zasobu stanowią materiały przekazywane w formie darów od mieszkańców powiatu. Pracownicy Archiwum, działając jako „kustosze pamięci” robią wszystko, aby zachować je w jak najlepszym stanie, tak by mogły służyć przyszłym pokoleniom.
Jak działa Archiwum?
Przejmowanie
Nawiązaniem kontaktów z podmiotami zainteresowanymi przekazaniem dokumentacji do Archiwum zajmuje się Oddział Przejmowania i Kontraktów. Tu kierowane są pytania o możliwość przejęcia dokumentów do archiwum. Oddział ocenia stan zachowania akt oraz stopień ich uporządkowania. Bardzo często zdarza się przejmować dokumentację porzuconą, zaniedbaną, przechowywaną w bardzo złych warunkach, często brudną i zagrzybioną. Pomimo zagrożenia jakie niosą ze sobą takie dokumenty, pracownicy Archiwum starają się je ocalić od zniszczenia. Dokumenty tego rodzaju objęte są ochroną prawną i nie wolno ich niszczyć przez 50 lat, licząc ten okres od momentu ich wytworzenia, w przypadku dokumentacji płacowej, lub od momentu rozwiązania umowy o pracę, w przypadku akt osobowych.
Gromadzenie
Przejęta dokumentacja trafia do Oddziału Przechowalnictwa, gdzie po zewidencjonowaniu, jest składowana w magazynach, spełniających wymogi nałożone przez Rozporządzenie Ministra Kultury. Powierzchnia magazynowa zapewnia możliwość przechowywania do 100 km akt, co umiejscawia Archiwum na pierwszym miejscu pod względem kubatury wśród Archiwów Państwowych.
Udostępnianie
Udzielaniem informacji oraz udostępnianiem zajmuje się Oddział Informacji i Udostępniania. W Archiwum obywatele uzyskają informacje, które mają wymierny wpływ na wysokość otrzymywanych przez nich świadczeń. Dokumenty udostępniane są zarówno osobom fizycznym działającym we własnym imieniu jak i będącym upoważnionymi przedstawicielami podmiotów zainteresowanych. Udostępniane akta i informacje służą nie tylko osobom prywatnym, gdyż klientami Archiwum są także oddziały ZUS oraz sądy wszystkich instancji rozstrzygające sprawy pracownicze.
Archiwum administruje „Bazą danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo – płacowej”, dzięki której możemy wskazać miejsca przechowywania dokumentacji ponad dwudziestu siedmiu tysięcy nieistniejących już firm.
Konserwacja dokumentacji
W 2009 r. Archiwum otworzyło Pracownię Masowej Konserwacji Archiwaliów. Pracownia posiada jedną z najnowocześniejszych próżniowych komór do dezynfekcji akt, a także kompleksowy system odkwaszania papieru. Dzięki tym zabiegom może powstrzymać na długi okres rozpad papieru. Milanowska pracownia odgrzybiała m.in. rekwizyty pochodzące z Muzeum w Majdanku, kostiumy Narodowego Starego Teatru im. Heleny Modrzejewskiej w Krakowie, akta Filharmonii Narodowej, obiekty Muzeum Etnograficznego, książki Biblioteki Gdańskiej PAN, akta Teatru Powszechnego w Warszawie oraz Teatru Żydowskiego.
Czyściła i konserwowała m.in. dokumenty pochodzące z katastrofy smoleńskiej.
W chwili obecnej pracuje nad unikatowym zbiorem Biura Odbudowy Stolicy.
Projekty
W 2010 r., otrzymując grant z Ministerstwa Kultury, Archiwum prowadziło projekt badający polską emigrację polityczną stanu wojennego Norwegii. Wraz z Opplandsarkivet avdeling Maihaugen w Lillehammer i Fundacją KOS nagrało ponad dwadzieścia wywiadów z polskimi emigrantami mieszkającymi w Norwegii, którzy w latach osiemdziesiątych zmuszeni byli do wyjazdu z kraju. Udało im się przywieźć oraz zeskanować wiele ciekawych, unikatowych dokumentów, które opublikowali w książce „Polska emigracja polityczna stanu wojennego 1981 do Norwegii”. Całość projektu zakończyła konferencja w Milanówku.
Edukacja, popularyzacja
Swoimi inicjatywami Archiwum daleko wychodzi poza swoje statutowe obowiązki. Organizuje konferencje naukowe, warsztaty, wykłady, przybliża archiwalne tematy mieszkańcom naszego miasta i powiatu. Potwierdza to biorąc udział w Festiwalu Otwartych Ogrodów. Współpracuje z władzami miasta, powiatu, organizacjami społecznymi, szkołami. Wydało sześć pozycji książkowych „Milanówek w dokumencie i fotografii”, „Cmentarz w Milanówku”, „Ilustrowane dzieje Ochotniczej Straży Pożarnej w Milanówku 1911-2011”, „Polska emigracja polityczna stanu wojennego 1981 do Norwegii”, „Archiwa ponad granicami”, „Niepokorni. Mieszkańcy powiatu na rzecz wolności”.
To może Cię zainteresować: